Comment bien organiser son voyage scolaire ou son séjour linguistique

Pour un enseignant ou un parent, organiser un voyage ou un séjour à l’étranger n’est pas toujours évident. Pour assurer la réussite de votre projet, nous vous conseillons d’anticiper et de ne négliger aucun détail.

Un voyage scolaire ou un séjour linguistique est un moyen de stimuler l’intérêt des élèves pour une langue étrangère, ainsi que sa pratique.

Mais ce type de projet n’est pas toujours évident à mettre en oeuvre. Pour assurer la réussite de votre voyage, voici quelques conseils de Pauline Brionne-Gaubert, responsable du groupe « voyages scolaires éducatifs » de l’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques.

Anticipez votre voyage

Préparez votre projet le plus tôt possible, de préférence entre septembre et novembre, afin d’élargir les possibilités de visites ou d’hébergement. “Mieux vaut s’organiser 6 mois à l’avance”, indique Pauline Brionne-Gaubert. L’enseignant doit notamment prévoir la présentation du projet au conseil d’administration de l’établissement (pour le second degré) ou à l’inspection d’académie (pour le primaire).

Choisissez bien la période du voyage. “Entre septembre et mars, c’est la basse saison. Les tarifs sont plus avantageux. Les activités, les structures d’hébergement ou les familles d’accueil sont également moins prises d’assaut”, constate la responsable du groupe « voyages scolaires éducatifs » de l’Office, qui conseille d’éviter de partir “la semaine juste avant les vacances de printemps, où beaucoup d’établissements choisissent ce moment-là pour organiser leurs séjours, et où les visites peuvent être saturées”.

Pour les séjours linguistiques du mois de juillet et août, plus vous vous inscrivez tôt, plus vous allez la chance d’obtenir des remises. Par exemple pour les séjours Jeunes Diplomates, bénéficiez de 5% de réduction si vous inscrivez vos enfants avant le 31 mars.

Choisissez une thématique et d’autres enseignants accompagnateurs

Groupe d’écoliers au parc © NizArt – Fotolia

Le professeur “doit impérativement déterminer une thématique pédagogique, en rapport avec le programme de l’année. Par exemple, s’il prévoit d’emmener sa classe à Londres, il peut axer le voyage autour de la Seconde guerre mondiale, et visiter l’Imperial War Museum, le Royal Air Force Museum, ou le Churchill War Rooms”, explique Pauline Brionne-Gaubert.

L’enseignant doit également prévoir pour son voyage scolaire de partir avec un de ses collègues, en accord avec le chef d’établissement, afin d’établir un programme multi-disciplinaire. “S’il s’agit d’un professeur d’anglais, il peut par exemple demander à celui qui enseigne l’Histoire de venir, car le voyage peut être aussi utilisé pour le cours d’Histoire”, ajoute-t-elle.

Le voyage scolaire s’inscrivant dans le cadre d’une séquence, pensez aussi à concevoir des documents pédagogiques, par exemple des grilles à faire remplir par vos élèves lors de la visite d’un musée, ou du quartier d’une ville. Mais l’enseignant devra aussi prévoir des moments de détente et des visites plus “ludiques”, afin de “ménager” l’attention des adolescents.

Déterminez le mode de transport et l’hébergement

Le choix du transport dépend de la destination, des tarifs des trains ou des compagnies aériennes et du nombre d’élèves (si un autocar peut être rempli, il sera plus intéressant financièrement). Il faudra aussi estimer le temps de route entre chaque visite, et donc calculer le nombre de kilomètres à parcourir chaque jour.

A l’étranger, surtout s’il s’agit d’un voyage organisé pour une classe de collège – la première occasion d’entrer en immersion -, le professeur de langue “privilégiera l’hébergement en familles d’accueil, pour que les élèves voient comment vivent les familles, parlent la langue du pays avec les habitants et mettent en application, concrètement, tout ce qu’ils ont vus en cours”, explique Pauline Brionne-Gaubert.

Lors du 5ème Salon des séjours linguistiques et des voyages scolaires, le 19 mars, une conférence aura lieu (à 11h30), afin de permettre aux professeurs de bénéficier de conseils sur les points importants à prendre en compte (accompagnateurs, santé, franchissement des frontières, financement du voyage) pour préparer au mieux un voyage scolaire ou un séjour linguistique.

Autres modes d’hébergement possibles, plus adaptés aux classes de lycée, notamment professionnelles et techniques, dont la langue n’est pas toujours le but premier : les auberges de jeunesse, ou les hôtels de jeunes.

Financez votre voyage

“Comment financer votre voyage ? A quel moment commencer à demander aux parents une participation ? Pensez dès le départ à cet aspect du voyage”, conseille Pauline Brionne-Gaubert. N’hésitez pas à solliciter l’aide des collectivités territoriales et d’associations. Vous pouvez aussi faire participer le foyer socio-éducatif de l’établissement, ou obtenir de l’Etat une dotation d’aide aux projets et des crédits pédagogiques.

Par vous-même ou via un organisateur

Voyage scolaire – Photo CC – Pixabay

En organisant votre voyage scolaire ou votre séjour linguistique seul, vous êtes susceptible de rencontrer quelques difficultés à trouver un hébergement, à coordonner les activités, ou à sélectionner un mode de transport adéquat. Il est plus simple de s’adresser à un organisme reconnu comme organisateur de voyage, et immatriculé auprès d’Atout France, l’Agence de développement touristique de la France.

En optant pour un organisme agréé par l’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques, comme Envol Espace, vous bénéficierez de nombreux conseils techniques (recherche de visites, optimisation du transport, etc.), concernant les points pratiques vus plus haut.

Vous bénéficierez aussi de garanties sur l’hébergement, le transport, l’information et la préparation avant le séjour, le suivi 24h/24 et 7j/7 avant et pendant le séjour… Plutôt que de réserver vous-même vos billets d’avion, et de risquer l’annulation de votre voyage suite à une grève, mieux vaut par exemple vous adresser à une agence officielle, qui se chargera d’assurer vos billets et de trouver une solution en cas d’imprévu.

Les organismes de voyage scolaire éducatifs agréés par l’Office respectent la réglementation très stricte du ministère de l’Education nationale, ainsi que les critères rigoureux de son Contrat Qualité. Sur le site de l’Office, vous pourrez trouver l’organisateur idéal en fonction du niveau de votre classe et de la destination choisie.

L’Office national de garantie des séjours et stages linguistiques a conçu “le guide des voyages scolaires”, destiné aux enseignants du collège et du lycée. Il récapitule toutes les phases de préparation à anticiper.